Was ist Peppol?
Peppol – dieser Begriff, der momentan überall zu finden ist. Wofür steht es und warum ist das ein aktuelles Thema? PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) wird genutzt, um den Austausch von elektronischen Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu vereinfachen und zu standardisieren. Es dient dazu, den grenzüberschreitenden Handel innerhalb Europas effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten.
Wie funktioniert Peppol?
Um das Konzept hinter Peppol noch besser zu verstehen, stellen wir es uns am besten als ein sicheres digitales Postnetzwerk vor. Es ist viel mehr als nur ein Akronym; Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein Satz technischer Spezifikationen, die den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente ermöglichen. Anstatt E-Mails mit Anhängen in unterschiedlichen Formaten zu versenden oder physische Post zu verschicken, bietet Peppol eine standardisierte Infrastruktur. Das bedeutet, dass Unternehmen und Behörden, die an Peppol angeschlossen sind, Dokumente wie E-Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine in einem einheitlichen Format (UBL – Universal Business Language) übermitteln können. Dies beseitigt Kompatibilitätsprobleme und beschleunigt die Prozesse erheblich.
Ein zentraler Aspekt von Peppol ist das Vier-Ecken-Modell. Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine digitale Rechnung an einen Geschäftspartner senden. Sie senden die Rechnung an Ihren Peppol Access Point (erste Ecke). Dieser Access Point leitet die Rechnung sicher und standardisiert an den Access Point Ihres Geschäftspartners weiter (zweite und dritte Ecke). Von dort gelangt die Rechnung an das System Ihres Geschäftspartners (vierte Ecke). Dieses Modell gewährleistet nicht nur die Sicherheit und Integrität der Daten, sondern auch die Interoperabilität (Zusammenspiel) zwischen verschiedenen Systemen und Ländern. Dies ist besonders relevant, da viele europäische Länder die elektronische Rechnungsstellung, oft basierend auf Peppol, zur Pflicht machen oder dies in Kürze tun werden, um die Digitalisierung voranzutreiben und Betrug zu reduzieren.
Peppol in bestehende Systeme integrieren und die Vorteile
Die Integration von Peppol in bestehende Systeme ist dank der standardisierten Schnittstellen oft einfacher, als man denkt. In der Regel erfolgt dies über einen Peppol Access Point Provider, der als Brücke zwischen Ihrem ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) oder Ihrer Buchhaltungssoftware und dem Peppol-Netzwerk fungiert. Dies kann entweder durch vorkonfigurierte Konnektoren geschehen, die von Softwareanbietern bereitgestellt werden, oder durch eine individuelle Anpassung der Schnittstellen.
Die Umstellung auf Peppol bringt für Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:
Reduzierung manueller Fehler: Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung werden Übertragungs- und Eingabefehler minimiert.
Beschleunigter Dokumentenaustausch: Geschäftsdokumente werden wesentlich schneller übermittelt, was die Liquidität verbessert und Prozesse effizienter gestaltet.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Unternehmen erfüllen frühzeitig gesetzliche Vorgaben zur E-Rechnung, die in vielen Ländern bereits umgesetzt werden oder geplant sind.
Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit: Optimierte und transparente Prozesse im internationalen Handel erhöhen die Effizienz und fördern die Zusammenarbeit.
Höhere Sicherheit und Nachverfolgbarkeit: Die Dokumente sind sicher im Netzwerk unterwegs und jederzeit nachvollziehbar, was das Betrugsrisiko reduziert.
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI). (o. D.). Peppol. E-Rechnung-Bund.de. Abgerufen am 17. Juli 2025, von https://www.e-rechnung-bund.de/faq/peppol/
Gerade weil die Umstellung auf Peppol für viele Unternehmen eine wichtige Neuerung darstellt, freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir in Kürze offizieller Peppol-Access-Point-Provider werden! Um Sie noch besser auf diese Umstellung vorzubereiten, laden wir Ende September zu einem informativen Webinar ein. Dort erklären wir detailliert, was Peppol genau ist, wie die Integration in Ihre bestehenden Systeme funktioniert und welche Vorteile Sie daraus ziehen können. Bleiben Sie gespannt – wir freuen uns darauf, gemeinsam die Digitalisierung voranzutreiben!
