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Bestellungen gehen in die Wolke -> SPICY News!

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Bestellungen gehört zu den Königsdisziplinen der Dokumentenverarbeitung… erst recht, wenn sie außerhalb der IT-Umgebung des Kunden in der Cloud stattfindet! Umso mehr freuen wir uns über unseren neuen Kunden, einen der führenden Anbieter für Wasserstoff, Energie, Tankstellen und nachhaltige Mobilität in Deutschland.

Auf Basis unserer Cloud-Plattform automatisiert er als Kunde mit SPICE BPM seinen Auftragseingang mit einer Dunkelverarbeitungsquote von 80 %. Aus unserer Sicht ein sensationelles Ergebnis, dank guter Teamarbeit.

Gemeinsam mit unserem SAP-Partner GOpus haben wir das Projekt realisiert. Dank der exzellenten SAP-Expertise von GOpus konnten wir das lokale SAP-System des Kunden schnell und reibungslos an unsere Cloud anbinden und auch die anschließende Auftragsbearbeitung in SAP realisieren. Die lösungsübergreifende Kommunikation zwischen lokalen Diensten wie SAP und Cloud-Anwendungen stellt oft eine Herausforderung dar – aber dank Teamwork zwischen Kunden, GOpus und uns nicht in diesem Projekt!

Wir bedanken uns an dieser Stelle bei allen Projektbeteiligten und freuen uns auf die nächsten Schritte im Projekt. Well done!

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Einzelhandel rollt Input Management weltweit aus

Unser neuer Kunde ist mit 75 Mrd. EURO Umsatz einer der international größten Konzerne im Bereich Einzelhandel und Touristik, sowohl vor Ort als auch Online.

Bereits heute werden gut 50 Mio. Seiten dezentral und zentral im Post- und Wareneingang verarbeitet. Diese Verarbeitung ist Stand heute im Wesentlichen an wenigen Standorten des Konzerns aktiv, hauptsächlich für kaufmännische sowie HR-Dokumente.

Im Zuge der Beschleunigung der dokumentenbezogenen Prozesse soll nun ein Rollout auf ca. 9.000 Märkte, sowohl in Deutschland als auch weltweit erfolgen. Dies bedeutet zusätzlich zur vorhandenen Infrastruktur ca. 200.000 mobile Devices für die Anwender mit einzubinden.

Als einheitliches Infrastrukturprojekt für Input Management sollen auch ad hoc Dokumente aus dem Qualitätsmanagement, lokale HR-Dokumente und Belege außerhalb der bisherigen Anwendung verarbeitet werden, was das aktuelle Verarbeitungsvolumen vervielfacht.

Ein solches Unterfangen ist nur mit einer hochskalierbaren, webbasierten Plattform mit dem vollständigen Verzicht eines lokalen Softwarerollout auf Clients möglich. Umso mehr freut es uns, dass wir nach einer einjährigen Auswahl-, POC- und Testphase das Projekt nun mit unserer BPM Plattform SPICE umsetzen dürfen.

Im Projekt schätzen wir die sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit, aber auch die langjährige Erfahrung und Ideen unseres Kunden im Betrieb von hochvolumigen und dezentralen Input Management. Dies hilft uns gemeinsam SPICE aus einer, unserer Sicht nach, schon sehr guten Ausgangsposition mit der unbestrittenen Erfahrung unseres Kunden technologisch für die Anforderung von extrem großen Installationen weiter zu optimieren.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

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Automatisierung Posteingang in der Immobilienbranche

Es macht Spaß mit unserem neuen Kunden zusammen zu arbeiten, der mit 48 Mrd. Euro Immobilienvermögen einer der führenden Anbieter beim Investment und der Verwaltung von Immobilien ist!

Um sein weiterhin stark wachsendes Geschäft bei hervorragender und exzellenter Betreuung weiter zu unterstützen, übernehmen wir im Rahmen einer gewonnenen Ausschreibung die Konsolidierung und Automatisierung aller dokumentengetriebenen Eingangskanäle.

Auf Basis unserer BPM Plattform SPICE organisieren wir den allgemeinen Posteingang aller Niederlassungen über alle Eingangskanäle. Im Rahmen einer mehrstufigen Klassifikation erfolgt dann die automatisierte Zuweisung der Dokumente in unterschiedlichste bestehende Fachverfahren, wie Vertragsmanagement, Objektmanagement, aber auch die Verarbeitung der Eingangsrechnungen für das vorhandene ERP System.

Zudem gewinnen wir per KI gestützter Extraktion von LAERA wertvolle Metadaten, um die nachfolgenden Prozesse deutlich zu verbessern.

Besonders Spaß macht uns hier die kollegiale und sehr professionelle Zusammenarbeit, auch mit dem involvierten externen Berater, welcher das Projekt super coacht. Die Kreativität und vielen Ideen für weitere Funktionen machen Freude auf Mehr!

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xRechnungen? Im Bankensektor? Problem gelöst!

Per Gesetz sind bereits in einigen Bereichen Rechnungssteller und -empfänger verpflichtet, Rechnungen auch in ausschließlich elektronischer Form entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Dem theoretischen Vorteil, alle Rechnungsdaten nun bereits in einem maschinenlesbaren Format vorliegen zu haben, steht bedauerlicherweise der Nachteil gegenüber, dass sowohl die bestehenden Input Management Prozesse als auch die rechtlichen automatisierten Vorprüfungen gemäß §14 UStG meist nicht darauf vorbereitet sind. Hinzu kommt, dass dem Anwender im fachlichen Prüfungsprozess oft kein „Dokument“ mehr vorliegt, welches visuell geprüft werden kann.

Um dieses Problem zu bewältigen , hat ic-solution auf Basis der eigenen Transaktionsplattform SPICE eine Lösung entwickelt, welches alle bestehenden Eingangskanäle als auch xRechnungsplattformen zum automatisierten Austausch verbindet, xRechnungen harmonisiert, vorprüft sowie ein visuell verarbeitbares Dokument erzeugt und dies anschließend dem bereits angebunden Backend-System inkl. aller Daten zur Verfügung stellt.

Es freut uns, dass wir die Leistungsfähigkeit unserer Lösung bei unserem Kunden, der weltweit größten nationalen Förderbank beweisen dürfen. Als Besonderheit in diesem Projekt erfolgt eine Anbindung an das Rechnungsportal der Bundesdruckerei sowie der Export der verarbeiteten Rechnung an das bestehende Input Management System zur weiteren fachlichen Verarbeitung.

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Robots can do it better: schlechte Rechnungserkennung ausgemerzt!

Unser Kunde ist Technologie- und Marktführer bei Sensorlösungen für die Industrie und in mehr als 50 Ländern präsent.

Nachdem wir 2019 die automatisierte Vorverarbeitung von Mahnungen als Cloud Service an SAP umgesetzt haben, war es nur sinnvoll, die guten Erfahrungen auf andere Bereiche auszudehnen.

Sehr schnell hatte sich herausgestellt, dass die deutlichen Schwächen der Datenextraktion des bestehenden Anbieters für den Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess mit seiner integrierten Extraktionslösung nicht behoben werden können.

Um jedoch die Betriebssicherheit und die Investition zu schützen sowie das Projekt einfach zu gestalten wurde entschieden, per Robotic Process Automation die Rechnungen der Länder und Kreditoren, die die meisten Probleme bereiten, unserer Lösung zuzuführen, zu verarbeiten und anschließend wieder in den SAP-Prozess per Robot zurückzuspielen.

Die Ergebnisse hatten selbst uns überrascht! Bedingt durch das gute Know-how unseres Kunden bei der RPA Nutzung und seinem exzellenten Prozessverständnis konnten wir eine über 80%ige komplette Dunkelverarbeitung der kritischen Rechnungen erreichen.

Die Integration erfolgt direkt mittels Connectors zwischen der RPA-Lösung und unserem Cloudprozess, so dass der Kunde den überwiegenden Teil der Implementation selbst vornehmen konnte.

Das Projekt ist ein sehr positives  Beispiel dafür, wie eine gute Zusammenarbeit zwischen Technologieanbietern und Kunde funktionieren kann. Well done!

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Aus Rechnungen xRechnungen erzeugen? Na klar, geht!

Unser Kunde ist die zweitälteste Universität Deutschlands, aber fortschrittlich wie kaum eine andere.

Seit einigen Jahren betreibt unser Kunde die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen über verschiedene Eingangskanäle. Im Zuge der Konsolidierung und der Notwendigkeit, auch xRechnungen verarbeiten zu müssen, haben wir gemeinsam mit ihm den Input Management Prozess beleuchtet.

Als Ergebnis hat sich schnell herausgestellt, dass es am sinnvollsten ist, die für das SAP-System beschaffte, xml-basierte Input Schnittstelle auch für den direkten Input von xRechnungen zu verwenden. Offen war aber die Frage, wie dann mit den bestehenden „analogen“ Rechnungen umzugehen sei.

Als Lösung dieses Zielkonflikts haben wir uns entschieden, den bestehenden automatisierten Eingangsrechnungsprozess um unsere bestehende xRechnungslösung zu erweitern. Im Falle der Universität werden nun eingehende Rechnungen nach der Erkennung nicht nur auf die Korrektheit nach §14 UStG geprüft, sondern auch auf die Vollständigkeit auf das normierte Datenmodell von xRechnungen, nebst Vervollständigung fehlender Informationen.

Wir danken unserem Kunden an dieser Stelle für die gemeinschaftliche Arbeit an dieser Lösung als Initiator, da wir glauben, dass diese Anforderung auch in Zukunft in Rechnungsprojekten gefragt sein wird. Diese Entwicklung ist mittlerweile in unsere xRechnungslösung eingeflossen und steht nun auch Bestandskunden im Rahmen eines Systemupgrades unserer Community zur Verfügung.

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CLOUD: Rechnungserkennung inkl. Buchungskreis- und Kostenstellenermittlung

Wir freuen uns, gemeinsam mit unserem SAP-Integrationspartner in der Schweiz ein neues Projekt umsetzen zu dürfen!

Unser Kunde ist Prozessdienstleister (BPO) bei der Verarbeitung von Rechnungen für seine Mandanten. Jedoch -wie in vielen Projekten- liegt neben der eigentlichen Verarbeitung der Kopf- und Positionsdaten von Rechnungen die Hauptarbeit darin, die Rechnungspositionen den Sachkonten und Kostenstellen zuzuordnen. Diese Arbeit geschieht momentan aufwändig und manuell innerhalb des SAP Buchungsprozess.

Um hierbei eine signifikante Erleichterung herbei zu führen, realisieren wir eine Automatisierung auf Basis unserer Plattform SPICE als Cloud Service, einschließlich Integration zu SAP. Das System ermittelt so auf Basis von Deep Learning und künstlicher Intelligenz automatisch neben Kopf- und Positionsdaten der Rechnung auch den Buchungsvorschlag für die Rechnungspositionen, sogar unterschiedlich bzw. in Abhängigkeit je Kreditor.

Wir starten hier mit einem Mandanten unseres Kunden, wobei der zweite Schritt, nämlich das mandantenübergreifende Nutzen der Lernmenge bereits fest eingeplant ist. Hervorzuheben ist hierbei, dass die Lernmenge absolut datenschutzkonform und anonymisiert projektübergreifend genutzt werden kann.Die Entscheidung für unser Cloud Modell hilft unserem Kunden zudem, den schrittweisen Ausbau der Lösung kaufmännisch und nutzungstechnisch absolut linear zu seinem Geschäft zu skalieren – in beide Richtungen!

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Bestellverarbeitung @ medical goes international

Kundenindividuelle Bestellungen, -insbesondere formlos per eMail- gelten allgemein als die Königsklasse bei der automatisierten Extraktion von Daten im kaufmännischen Umfeld.

Unser Kunde, ein weltweit führender Anbieter für OP- und Wundmanagement, Diagnostik und Desinfektion mit über 200-jähriger Firmenhistorie hat sich entschlossen, neben der Rechnungsverarbeitung nun auch den Bestelleingang zu automatisieren. Und weil es so gut klappt, rollen wir neben dem mittlerweile produktiven Einsatz in DACH nun innerhalb Europas aus, Land für Land.

Als Besonderheit im Projekt zählt, dass wir die Erkennung der Bestellpositionen über den kompletten Eingang mittels Onlinelearning automatisiert bei der Bearbeitung verbessern. Zudem erfolgt das Lernen auch bei externen Artikelnummern der Kunden inkl. Abgleich und Erlernen auf den internen SAP Artikelstamm.

Die Zusammenarbeit klappt gut! Neben der aktuellen Umsetzung folgt nun als nächster Schritt die Erweiterung auf ein gezieltes Monitoring, damit beim automatisierten Bestell- und Rechnungseingang schnell und effektiv eingegriffen werden kann, wenn bei der internationalen Verarbeitung Abweichungen zum Normbetrieb entstehen.

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HR Prozessautomatisierung @ logistics

Wie kaum eine andere Branche ist die Logistik stark darauf angewiesen, jegliche Prozesse zu automatisieren um dabei schnell und zu möglichst niedrigen Kosten im Sinne der Kunden und Mitarbeiter zu handeln.

Mit aktuell 4 Mrd. EUR Umsatz und über 70 Standorten zählt unser neuer Kunde zu den größten Anbietern im deutschsprachigen Raum. Um sein starkes Wachstum zu unterstützen setzt er unter anderem unternehmensweit auf die multifunktionale Business Process Management Plattform KTA von KOFAX.

Das starke Wachstum bedeutet auch einen sehr arbeitsintensiven Prozess im Personalwesen, ausgelöst durch viele Neueinstellungen. Wir freuen uns, auf dieser vorhandenen, exzellenten Basis von KOFAX KTA den Beweis antreten zu dürfen, den Erstellungsprozess von Arbeitsverträgen zu automatisieren und abzusichern.

Hierbei versprechen wir uns eine bessere Unterstützung der Mitarbeiter sowie der Bewerber, insbesondere in der beschleunigten und stark verbesserten Bearbeitung und Kommunikation – ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung von neuen Kollegen!

Das Projekt dient als Basis der Beurteilung, wie mit BPM Tools auch weitere Geschäftsprozesse automatisiert werden können, worauf wir uns schon heute freuen – auch weil die bisherige Zusammenarbeit sehr professionell und angenehm ist!

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Energiewende schreitet voran – mit internationaler Rechnungsverarbeitung

Unser Kunde plant und betreibt Windprojekte an Land und auf See sowie Solarprojekte, in Deutschland, Europa, Asien und auf dem amerikanischen Kontinent. Durch das Anbieten der kompletten Dienstleistung im Rahmen der einzelnen Projekte fallen jede Menge kaufmännische Belege an – aktuell ca. 100.000 Rechnungen pro Jahr, Tendenz stark steigend.

Ende 2019 haben wir gemeinsam mit unserem Kunden begonnen, die Realisierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung von internationalen Rechnungen zu prüfen. Umso mehr freut es uns, dass sich unser Kunde nun entschieden hat, das System heute in Produktion zu nehmen.

Besonders hervorzuheben ist in diesem Projekt, dass unser Kunde seine Arbeit in relativ viele Projektgruppen und Unterfirmen teilt, was eine automatisierte Zuordnung der Buchungskreise besonders anspruchsvoll macht.

Dank der guten Zusammenarbeit im Projekt konnten wir unsere Expertise im Bereich der Energieversorger weiter ausbauen und freuen uns schon auf die nächsten Projektstufen!

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Case Study BPO: cloud basiertes Input Management bei L.O.S. Dienstleistungen

DIE AUSGANGSSITUATION

Die L.O.S. Dienstleistungsgesellschaft – das Akronym für Logik. Organisation. Systeme. – ist für ein Ablagesystem bekannt, das sich an den Bedürfnissen von klein- und mittelständischen Unternehmen und besonders an landwirtschaftlichen Betrieben orientiert. „Mit dem Einsatz unseres Dokumentationssystems ist jede Kontrolle auf dem Hof, jeder Cross-Compliance-Check ein erfolgreiches Treffen für Prüfer und Landwirt“, sagt Geschäftsführer Henning Meyer.

Die L.O.S. Ablagelogik umfasst einen Aktenplan mit allen wesentlichen Begriffen und Übersichtsschablonen. Dieser Aktenplan, erhältlich in Form einer App und analog in Papierform, ist eine benutzerfreundliche Orientierung innerhalb des Ablagesystems. Anhand der (farblichen) Kategorisierung des Systems in vier Oberthemen werden Unterlagen stets treffsicher abgelegt. Entsprechend erhöht sich die Auffindbarkeit.

Im Zuge der wachsenden Digitalisierung strebte L.O.S. nach einer Erweiterung seines Portfolios hin zu dem Angebot einer digitalen Dokumentenablage neben der analogen Archivierung. Für diese strategische Expansion wurde gemeinsam mit ic-solution der zukünftige Geschäftszweig skizziert und kontinuierlich die heute im Einsatz befindliche Lösung erarbeitet.

Damit landwirtschaftliche und andere gewerbliche Betriebe jeglicher Größenordnung das System einfach und günstig nutzen, bietet der Archivierungs- und Ablagespezialist die Lösung als Service im Abonnementmodell an.

 

DIE HERAUSFORDERUNG

Dem Aufbau des digitalen Portfolios liegen vier wesentliche Anforderungen vor, die sich zum einen aus dem Wunsch nach Fortschritt seitens L.O.S. und zum anderen aus Anforderungen aus Kundenprojekten herauskristallisiert haben:

  1. Betriebssichere und skalierbare zentrales Input Management für eMail, sowie Altaktenerfassung als Dienstleistung für die Kunden
  2. Administrationsfreie Erfassung des neuen Posteingangs bei den L.O.S. Kunden, egal ob per Scan per Netzwerkscanner oder mittels mobile Device
  3. Zukunftssichere Lösung für weitere Ausbaustufen wie automatische Klassifikation und Extraktion
  4. Standardisierter, einfacher und effizienter Prozess

„Die eigentliche Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu schaffen, die über die interne Infrastruktur von L.O.S. hinaus einen Roll-Out ermöglicht, ohne technische Kenntnisse bei den L.O.S. Kunden einzufordern. Gerade das Thema der benutzerfreundlichen Verwaltbarkeit stand dabei im Zentrum des Interesses: Der Administrationsaufwand sollte im Idealfall gegen Null gehen und es musste es egal sein, ob er Dokumente zentral, dezentral oder über mobile Devices erfasst werden“, bestätigt Alexander Bechtner, Vice President bei ic-solution.

 

DAS AUSWAHLVERFAHREN

Zur Realisierung des digitalen Geschäftszweigs wurden diverse Lösungsansätze des Input Managements, Enterprise Content Management (ECM) und automatischen Klassifikations- und Extraktionslösungen begutachtet.

„Nach etlichen Gesprächen mit Anbietern und besonders mit ic-solution habe ich das beste Paket aus technischer, administrativer, individuell anpassungsfähiger, verlässlicher Lösung ohne Zweifel bei ic-solution gefunden“, so Henning Meyer.

Gerade auch der Aspekt der Zukunftssicherheit war ein tragender, denn schon heute plant L.O.S. signifikante Weiterentwicklungen in den Bereichen Klassifikation, Extraktion und Integration. Als notwendige Basis dafür stellte sich die Zusammenführung im Bereich Verarbeitung und ECM-Integration als die beste Lösung heraus.

 

UMSETZUNG

Auf Basis der eigenen Transaktionplattform SPICE entwickelte ic-solution eine Gesamtlösung, die – zentral über Webclients administriert – sowohl den zentralen High-Volume Scan-Prozess des ibml Scanlösung per WebScanclient abbildet als auch dezentrale Scanner und Multifunktionsgeräte integriert.

Nach der Festlegung der Anforderungen und Auswahl der Lösungskomponenten in einem gemeinsamen Workshop wurde ein Pilotsystem aufgebaut, welches unter Produktionslastbedingungen auf „Herz und Nieren“ getestet wurde. Bereits in der Pilotphase wurde das Projekt um weitere Bestandteile erweitert. Danach erfolgte zeitnah der Rollout auf die Kunden der L.O.S.

Eine Besonderheit der Lösung ist, dass die dezentralen Netzwerkscanner für die Kunden von L.O.S. vollkommen administrationsfrei innerhalb der lokalen Netzwerkstruktur der Kunden betrieben werden können.

Für die Digitalisierung der täglichen Arbeitsprozesse scannen die Anwender ihre neuen Dokumente und erfassen eingehende Mails, L.O.S. legt sie elektronisch ab und überführt sie durch die Verarbeitung ins ECM. Die Anwender finden ihre Dokumente jederzeit im digitalen Archiv wieder. Ganz besonders effizient ist dieses ECM, da individuelle Zugänge für die Dienstleister der jeweiligen Kunden (Steuerberater, Berater, Prüfer, etc.) gelegt werden können. Somit existiert ein Datenpool für L.O.S. Kunden und der Kunde bestimmt, wer darauf Zugriff erhält.

In einer weiteren Ausbaustufe ist zudem die Einbindung von mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones integriert. Hierbei wird die bestehende Konfiguration „einfach“ nur auf den neuen Eingangskanal übertragen.

„L.O.S wird seinen Kunden die Möglichkeit geben, jederzeit und von jedem Ort aus die Dokumente abzulegen und auf sie zuzugreifen. Um sie dabei zu entlasten, erweitert L.O.S. seine Arbeitsprozesse um die zentrale Erfassung und Verschlagwortung der Bestandsarchive sowie die neu hinzukommenden dezentralen Dokumente der Kunden“, erläutert Henning Meyer.

In Zukunft werden auf Basis der standardisierten Struktur des L.O.S. Systems viele entlastende Möglichkeiten entstehen, wie z.B. automatisch generierte Analysen, Auswertungen, Ausfüllen von Antragsformularen. Dies wird die Tätigkeit und den Aufwand für das reine Büromanagement drastisch reduzieren und den Unternehmern eine Informationsbasis bieten, die zu wesentlich besseren Entscheidungen führt.

 

IN DER PRAXIS

L.O.S. nutzt die Lösung als wesentlichen Teil ihres Dienstleistungsportfolios zu den Kunden. Hierfür wurde der bestehende Unternehmensbereich ausgebaut, der sowohl die zentrale Scan-Leistung als auch die Verschlagwortung neuer, vom Kunden dezentral erfasster Dokumente übernimmt und die fertige ECM-Lösung bietet.

Die Lösung von ic-solution zeichnet sich in dieser Konstellation verantwortlich für:

  • Die webbasierte zentrale Erfassung des Altbestands der L.O.S. Kunden
  • Die webbasierte Verschlagwortung zur Archivierung im online-basierten ECM-System
  • Das Anbringen von Ablagestempeln auf die zentral erfassten Dokumente zur Wiederfindung der Originale, die zukünftig nicht mehr in physischen Ordnern sortiert werden müssen
  • Die dezentrale, webbasierte Erfassung neuer Dokumente durch die Kunden, bei zentraler Verschlagwortung und Ablage
  • Die automatisierte Einbindung des eMail Posteingangs

Henning Meyer beurteilt: „Wir als Verarbeiter sind begeistert von der Umsetzung und Verlässlichkeit des Projektes. Die Einfachheit in der zentralen sowie dezentralen Verarbeitung und die Schnittstelle zum ECM sind sehr gut und schnell umgesetzt worden. Unsere Kunden sind begeistert von der so deutlich zeitsparenden Lösung mit dem angebundenen Scanner und der bei L.O.S. im Hintergrund laufenden Verarbeitung. Die dadurch schnelle Arbeit im ECM auf Basis einer Volltextsuche rundet es zu 100% ab.“

 

KUNDENNUTZEN

Vor der Einführung der Digitalisierungslösung beherrschte manuelles Sortieren und Ablegen der Dokumente in über 700 Dokumentenklassen nach der L.O.S. Methode den Tagesablauf. Dies erfordert die Arbeit mit Schlagwortverzeichnissen und tiefgehende Kenntnisse über die Zuordnung zu den Dokumentenklassen – sowohl intern bei L.O.S. selbst als auch extern bei ihren Kunden.

Der Nutzen durch Einführung der Lösung lässt sich sowohl intern als auch extern konstatieren. L.O.S.-intern erfolgte eine Aufteilung der Arbeitsschritte in mehrere, skalierbare Teile. Diese Aufteilung spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine Zuweisung der Arbeitsschritte an Mitarbeiter ihrem jeweiligen Erfahrungslevel entsprechend.

Auch die Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur sind durchaus positiv, bemerkt Henning Meyer: „Unsere Zielgruppen haben sich wesentlich erweitert. Die digitale Lösung hat innerhalb kürzester Zeit Nachfrage erzeugt, die für mehrere Monate voraus eine Vollauslastung in unserem Hause gebracht hat. Unser Support im Bereich der Dokumentenverwaltung ist durch die Gesamtlösung auf ein Minimum geschrumpft. Dieses insgesamt selbsterklärende System sorgt für eine absolute Top-Kundenzufriedenheit und ein planbares Lizenzgeschäft. Zudem können wir bei jedem Akquisegespräch eine individuelle Lösung für unsere Kunden skizzieren.“

Die erhöhte Auftragslage resultiert auch in höherem Umsatz. Ermöglicht wird dies vor allem durch die Zeiteinsparungen: Digital lassen sich bis zu 50 % mehr Kunden verarbeiten als bisher im analogen Szenario. Dies ermöglicht L.O.S. auch eine Zielgruppenerweiterung im Bereich der Landwirtschaft und auch anderer gewerblicher Kunden.

Zu dem steigenden Umsatz kommen zusätzlich Einsparungsmöglichkeiten hinzu: Durch die Ablösung der analogen Archive durch die digitale Lösung sinkt der physische Platzbedarf. Henning Meyer: „Die Einsparungen durch die Verringerung der Büromietfläche allein beläuft sich auf 25.000€ pro Jahr.“

Auch die Personalpolitik bei L.O.S. reagiert auf die veränderte Geschäftsstrategie: Die Arbeitseinteilung erfährt neue Flexibilität durch die Einführung zusätzlicher Tätigkeiten. Zudem entstehen neue Aufgabenbereiche für die Mitarbeiter. Dementsprechend steigt in der Belegschaft die Motivation, Arbeitsplatzsicherheit und es entstehen ganz neue Entwicklungsmöglichkeiten. Seit der Einführung des Systems kann L.O.S. die Auslastung im Unternehmen wesentlich flexibler gestalten. Henning Meyer gibt einen Ausblick auf seine angestrebte Unternehmensführung: „Zudem wurden wir flexibler in der Gestaltung der Arbeitszeiten, weil wir die Validierung auch vom Home-Office aus über Webclients vornehmen können.“ Henning Meyer stellt zudem in Aussicht: „Wir werden jetzt auch die Ausbildung im Beruf „Kaufmann Büromanagement“ anbieten, denn die digitale Lösung ist gerade für junge Arbeitnehmer besonders attraktiv.“

Zusammengefasst führte die Einführung des online-basierten ECMs zu folgenden Hauptvorteilen:

  1. Ausbau des Geschäftsfeldes um zukunftsfähige und kundenorientierte Dienstleistungen
  2. Ausbau des Alleinstellungsmerkmales mit dem L.O.S. Ablagesystem in digitaler Form
  3. Verlässliche Kundenbeziehungen mit stetiger Weiterentwicklungsmöglichkeit sowie fester und planbarer finanzieller Sicherheit
  4. Unbegrenzte Entwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Analyse, Auswertungen, Schnittstellen etc.

 

AUSBLICK

Der Aufbau dieses neuen Geschäftsbereichs eröffnet der L.O.S. neue strategische Expansionsmöglichkeiten. Das Unternehmen strebt folgende Ziele an:

  • Ausbau der momentanen Marktführerschaft im landwirtschaftlichen Sektor im Bereich der beiden möglichen Ablageformen: von manuellen und hin zu ECM-Services
  • Erschließung neuer Zielgruppen in klein- und mittelständischen Unternehmen bis 50 Mitarbeiter
  • Ausbau einer kompletten Sortierstraße mit automatischer Erkennung der Dokumente (60% und mehr) in den nächsten 5 Jahren
  • Einführung der automatisierten Klassifikation und Extraktion der Eingangspost auf Basis künstlicher Intelligenz
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Direktbank konsolidiert Input Management

Als langjähriger Direktkunde nutzte die Berliner Direktbank seit vielen Jahren die Input Managementlösungen von KOFAX. Um im laufenden Systembetrieb die Betreuung zu beschleunigen und die Qualität signifikant zu verbessern, konnten wir die Bank 2019 überzeugen, die komplette Betreuung auf uns zu übertragen.

Nach dem ersten Schritt der Stabilisierung freuen wir uns, nun auch den Auftrag zur Konsolidierung der Lizenzumgebung erhalten zu haben. Mit diesem Schritt konnten wir sowohl die laufenden Betriebskosten deutlich senken, als auch die funktionale Basis für die weitere geplante, massive Expansion der Digitalisierung zu legen.

Parallel zu dieser Konsolidierung starten wir nun auch das Pilotprojekt für die Automatisierung des gesamten Posteingangs der Bank, was eine Vervielfachung des zu verarbeitenden Volumens bedeuten wird. Dies wird möglich, da wir gemeinsam mit dem Kunden – auf Basis der bestehenden Plattform – die automatische Klassifikation und Extraktion massiv erweitern wollen.

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Systemablösung Invoice & Orders @manufacturing

Unser Kunde ist weltweit führender Systemanbieter für das Verpacken von Pharmazeutika in Blister, Flaschen und Kartons und als Konzern global  präsent. Nachdem die Erkennungsergebnisse bei der vor einigen Jahren eingeführten Rechnungserkennung bei der Auslesung von Bestellbestätigungen zu schlecht waren, haben wir Anfang 2020 einen Workshop zur Ermittlung von Verbesserungsmöglchkeiten durchgeführt.

Schnell zeigte sich leider, dass die bestehende Lösung technologisch nicht geeignet war, die komplexen Informationen in den Bestellpositionen sauber zu verarbeiten, insbesondere relevante Informationen wie angekündigte Lieferzeiträume etc., die jedoch für die Produktionsplanung der komplexen Sondermaschinen entscheidend sind.

Die Ergebnisse waren schnell so vielversprechend, dass sich unser neuer Kunde entschieden hat, das bestehende System nun komplett abzulösen und auf eine einheitliche, moderne und einfach wartbare Gesamtlösung zu gehen.

Gemeinsam mit XFT, unserem Partner für SAP, starten wir nun im Sommer mit der Implementierung zur automatisierten Erkennung für Rechnungen und Bestellbestätigungen im ersten Unternehmen des Konzerns. Ein Ausbau auf die nächsten Unternehmensbereiche in 2021 ist bereits fest eingeplant.

Als Besonderheit gilt auch in diesem Projekt, dass die mittels Online Learning antrainierten Erkennungsergebnisse Unternehmens- und SAP-Mandantenübergreifend genutzt werden können. Somit profitieren auch die weiteren Konzernschwestern optimal vom initialen Investment.

Im Rahmen der sehr angenehmen Zusammenarbeit mit dem Kunden, sowohl im Vorfeld als auch einen genauso guten Rollout konnten wir das System 2021 produktiv nehmen. Um dem Kunden die Möglichkeit zu geben, das System selber weiterentwickeln und international ausrollen zu können, ist ein Schulungs- und Know-how Transferkonzept fester Bestandteil des Projekts.

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Automatisierte Auswertung von COVID-19 Tests

Das zu einer der größten Klinikengruppe Deutschlands gehörende Leipziger Institut verarbeitet bereits seit 2019 Befunde aus im Rahmen von Laborstudien der Kardiologie.

Die Auswirkungen der Corona Pandemie haben das Institut nun vor die Herausforderung gestellt, in kürzester Zeit mit dem extrem hohen Aufkommen von COVID-19 Labortests umgehen zu müssen. Auf Basis der bestehenen ABBYY Transformationslösung freuen wir uns, unserem Kunden zeitnah helfen zu können. Hierdurch kann die wissenschaftliche Tätigkeit -auch in Extremsituationen wie der Pandemie- schnell, präzise und automatisiert stattfinden.

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Pandemie zwingt Frankfurter Direkt-Bank nun kompletten Posteingang zu digitalisieren

Seit 2017 unser Kunde, verarbeitet eine Frankfurter Direktbank bereits den kompletten Kontoeröffnungsprozess mit Hilfe der BPM Lösungen von KOFAX. Hierbei wurde ein umfangreicher Account Opening Prozess nebst Identitätsprüfung umgesetzt.

Die sich in 2020 vollkommen überraschend ausbreitende Pandemie zwingt die Bank dazu, alle sinnvoll auslagerbaren Arbeitsplätze in das Home Office auszulagern, und somit auch die allgemeine interne Bankentätigkeit. Dies bedeutet eine kurzfristige digitale Transformation auch der restlichen Eingangspost.

Im ersten Schritt wird hierzu innerhalb weniger Tage das bestehende System erweitert, um eine digitale Verarbeitung zuzulassen. Dies sichert die digitale Verfügbarkeit der eingehenden Post. Im zweiten Schritt soll die bestehende Methodik der automatischen Klassifikation und Extraktion aus dem Kontoeröffnungsprozess auf den allgemeinen Posteingang ausgeweitet werden, damit neben der Digitalisierung auch eine möglichst hohe Automatisierung vorgenommen werden kann.

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