Ganzheitliche Automatisierung von dokumenten- und transaktionsgetriebenen Geschäftsprozessen

ic:referenzen

Bestellungen gehen in die Wolke -> SPICY News!

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Bestellungen gehört zu den Königsdisziplinen der Dokumentenverarbeitung… erst recht, wenn sie außerhalb der IT-Umgebung des Kunden in der Cloud stattfindet! Umso mehr freuen wir uns über unseren neuen Kunden, einen der führenden Anbieter für Wasserstoff, Energie, Tankstellen und nachhaltige Mobilität in Deutschland.

Auf Basis unserer Cloud-Plattform automatisiert er als Kunde mit SPICE BPM seinen Auftragseingang mit einer Dunkelverarbeitungsquote von 80 %. Aus unserer Sicht ein sensationelles Ergebnis, dank guter Teamarbeit.

Gemeinsam mit unserem SAP-Partner GOpus haben wir das Projekt realisiert. Dank der exzellenten SAP-Expertise von GOpus konnten wir das lokale SAP-System des Kunden schnell und reibungslos an unsere Cloud anbinden und auch die anschließende Auftragsbearbeitung in SAP realisieren. Die lösungsübergreifende Kommunikation zwischen lokalen Diensten wie SAP und Cloud-Anwendungen stellt oft eine Herausforderung dar – aber dank Teamwork zwischen Kunden, GOpus und uns nicht in diesem Projekt!

Wir bedanken uns an dieser Stelle bei allen Projektbeteiligten und freuen uns auf die nächsten Schritte im Projekt. Well done!

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Einzelhandel rollt Input Management weltweit aus

Unser neuer Kunde ist mit 75 Mrd. EURO Umsatz einer der international größten Konzerne im Bereich Einzelhandel und Touristik, sowohl vor Ort als auch Online.

Bereits heute werden gut 50 Mio. Seiten dezentral und zentral im Post- und Wareneingang verarbeitet. Diese Verarbeitung ist Stand heute im Wesentlichen an wenigen Standorten des Konzerns aktiv, hauptsächlich für kaufmännische sowie HR-Dokumente.

Im Zuge der Beschleunigung der dokumentenbezogenen Prozesse soll nun ein Rollout auf ca. 9.000 Märkte, sowohl in Deutschland als auch weltweit erfolgen. Dies bedeutet zusätzlich zur vorhandenen Infrastruktur ca. 200.000 mobile Devices für die Anwender mit einzubinden.

Als einheitliches Infrastrukturprojekt für Input Management sollen auch ad hoc Dokumente aus dem Qualitätsmanagement, lokale HR-Dokumente und Belege außerhalb der bisherigen Anwendung verarbeitet werden, was das aktuelle Verarbeitungsvolumen vervielfacht.

Ein solches Unterfangen ist nur mit einer hochskalierbaren, webbasierten Plattform mit dem vollständigen Verzicht eines lokalen Softwarerollout auf Clients möglich. Umso mehr freut es uns, dass wir nach einer einjährigen Auswahl-, POC- und Testphase das Projekt nun mit unserer BPM Plattform SPICE umsetzen dürfen.

Im Projekt schätzen wir die sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit, aber auch die langjährige Erfahrung und Ideen unseres Kunden im Betrieb von hochvolumigen und dezentralen Input Management. Dies hilft uns gemeinsam SPICE aus einer, unserer Sicht nach, schon sehr guten Ausgangsposition mit der unbestrittenen Erfahrung unseres Kunden technologisch für die Anforderung von extrem großen Installationen weiter zu optimieren.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

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Automatisierung Posteingang in der Immobilienbranche

Es macht Spaß mit unserem neuen Kunden zusammen zu arbeiten, der mit 48 Mrd. Euro Immobilienvermögen einer der führenden Anbieter beim Investment und der Verwaltung von Immobilien ist!

Um sein weiterhin stark wachsendes Geschäft bei hervorragender und exzellenter Betreuung weiter zu unterstützen, übernehmen wir im Rahmen einer gewonnenen Ausschreibung die Konsolidierung und Automatisierung aller dokumentengetriebenen Eingangskanäle.

Auf Basis unserer BPM Plattform SPICE organisieren wir den allgemeinen Posteingang aller Niederlassungen über alle Eingangskanäle. Im Rahmen einer mehrstufigen Klassifikation erfolgt dann die automatisierte Zuweisung der Dokumente in unterschiedlichste bestehende Fachverfahren, wie Vertragsmanagement, Objektmanagement, aber auch die Verarbeitung der Eingangsrechnungen für das vorhandene ERP System.

Zudem gewinnen wir per KI gestützter Extraktion von LAERA wertvolle Metadaten, um die nachfolgenden Prozesse deutlich zu verbessern.

Besonders Spaß macht uns hier die kollegiale und sehr professionelle Zusammenarbeit, auch mit dem involvierten externen Berater, welcher das Projekt super coacht. Die Kreativität und vielen Ideen für weitere Funktionen machen Freude auf Mehr!

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xRechnungen? Im Bankensektor? Problem gelöst!

Per Gesetz sind bereits in einigen Bereichen Rechnungssteller und -empfänger verpflichtet, Rechnungen auch in ausschließlich elektronischer Form entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Dem theoretischen Vorteil, alle Rechnungsdaten nun bereits in einem maschinenlesbaren Format vorliegen zu haben, steht bedauerlicherweise der Nachteil gegenüber, dass sowohl die bestehenden Input Management Prozesse als auch die rechtlichen automatisierten Vorprüfungen gemäß §14 UStG meist nicht darauf vorbereitet sind. Hinzu kommt, dass dem Anwender im fachlichen Prüfungsprozess oft kein „Dokument“ mehr vorliegt, welches visuell geprüft werden kann.

Um dieses Problem zu bewältigen , hat ic-solution auf Basis der eigenen Transaktionsplattform SPICE eine Lösung entwickelt, welches alle bestehenden Eingangskanäle als auch xRechnungsplattformen zum automatisierten Austausch verbindet, xRechnungen harmonisiert, vorprüft sowie ein visuell verarbeitbares Dokument erzeugt und dies anschließend dem bereits angebunden Backend-System inkl. aller Daten zur Verfügung stellt.

Es freut uns, dass wir die Leistungsfähigkeit unserer Lösung bei unserem Kunden, der weltweit größten nationalen Förderbank beweisen dürfen. Als Besonderheit in diesem Projekt erfolgt eine Anbindung an das Rechnungsportal der Bundesdruckerei sowie der Export der verarbeiteten Rechnung an das bestehende Input Management System zur weiteren fachlichen Verarbeitung.

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Robots can do it better: schlechte Rechnungserkennung ausgemerzt!

Unser Kunde ist Technologie- und Marktführer bei Sensorlösungen für die Industrie und in mehr als 50 Ländern präsent.

Nachdem wir 2019 die automatisierte Vorverarbeitung von Mahnungen als Cloud Service an SAP umgesetzt haben, war es nur sinnvoll, die guten Erfahrungen auf andere Bereiche auszudehnen.

Sehr schnell hatte sich herausgestellt, dass die deutlichen Schwächen der Datenextraktion des bestehenden Anbieters für den Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess mit seiner integrierten Extraktionslösung nicht behoben werden können.

Um jedoch die Betriebssicherheit und die Investition zu schützen sowie das Projekt einfach zu gestalten wurde entschieden, per Robotic Process Automation die Rechnungen der Länder und Kreditoren, die die meisten Probleme bereiten, unserer Lösung zuzuführen, zu verarbeiten und anschließend wieder in den SAP-Prozess per Robot zurückzuspielen.

Die Ergebnisse hatten selbst uns überrascht! Bedingt durch das gute Know-how unseres Kunden bei der RPA Nutzung und seinem exzellenten Prozessverständnis konnten wir eine über 80%ige komplette Dunkelverarbeitung der kritischen Rechnungen erreichen.

Die Integration erfolgt direkt mittels Connectors zwischen der RPA-Lösung und unserem Cloudprozess, so dass der Kunde den überwiegenden Teil der Implementation selbst vornehmen konnte.

Das Projekt ist ein sehr positives  Beispiel dafür, wie eine gute Zusammenarbeit zwischen Technologieanbietern und Kunde funktionieren kann. Well done!

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Aus Rechnungen xRechnungen erzeugen? Na klar, geht!

Unser Kunde ist die zweitälteste Universität Deutschlands, aber fortschrittlich wie kaum eine andere.

Seit einigen Jahren betreibt unser Kunde die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen über verschiedene Eingangskanäle. Im Zuge der Konsolidierung und der Notwendigkeit, auch xRechnungen verarbeiten zu müssen, haben wir gemeinsam mit ihm den Input Management Prozess beleuchtet.

Als Ergebnis hat sich schnell herausgestellt, dass es am sinnvollsten ist, die für das SAP-System beschaffte, xml-basierte Input Schnittstelle auch für den direkten Input von xRechnungen zu verwenden. Offen war aber die Frage, wie dann mit den bestehenden „analogen“ Rechnungen umzugehen sei.

Als Lösung dieses Zielkonflikts haben wir uns entschieden, den bestehenden automatisierten Eingangsrechnungsprozess um unsere bestehende xRechnungslösung zu erweitern. Im Falle der Universität werden nun eingehende Rechnungen nach der Erkennung nicht nur auf die Korrektheit nach §14 UStG geprüft, sondern auch auf die Vollständigkeit auf das normierte Datenmodell von xRechnungen, nebst Vervollständigung fehlender Informationen.

Wir danken unserem Kunden an dieser Stelle für die gemeinschaftliche Arbeit an dieser Lösung als Initiator, da wir glauben, dass diese Anforderung auch in Zukunft in Rechnungsprojekten gefragt sein wird. Diese Entwicklung ist mittlerweile in unsere xRechnungslösung eingeflossen und steht nun auch Bestandskunden im Rahmen eines Systemupgrades unserer Community zur Verfügung.

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CLOUD: Rechnungserkennung inkl. Buchungskreis- und Kostenstellenermittlung

Wir freuen uns, gemeinsam mit unserem SAP-Integrationspartner in der Schweiz ein neues Projekt umsetzen zu dürfen!

Unser Kunde ist Prozessdienstleister (BPO) bei der Verarbeitung von Rechnungen für seine Mandanten. Jedoch -wie in vielen Projekten- liegt neben der eigentlichen Verarbeitung der Kopf- und Positionsdaten von Rechnungen die Hauptarbeit darin, die Rechnungspositionen den Sachkonten und Kostenstellen zuzuordnen. Diese Arbeit geschieht momentan aufwändig und manuell innerhalb des SAP Buchungsprozess.

Um hierbei eine signifikante Erleichterung herbei zu führen, realisieren wir eine Automatisierung auf Basis unserer Plattform SPICE als Cloud Service, einschließlich Integration zu SAP. Das System ermittelt so auf Basis von Deep Learning und künstlicher Intelligenz automatisch neben Kopf- und Positionsdaten der Rechnung auch den Buchungsvorschlag für die Rechnungspositionen, sogar unterschiedlich bzw. in Abhängigkeit je Kreditor.

Wir starten hier mit einem Mandanten unseres Kunden, wobei der zweite Schritt, nämlich das mandantenübergreifende Nutzen der Lernmenge bereits fest eingeplant ist. Hervorzuheben ist hierbei, dass die Lernmenge absolut datenschutzkonform und anonymisiert projektübergreifend genutzt werden kann.Die Entscheidung für unser Cloud Modell hilft unserem Kunden zudem, den schrittweisen Ausbau der Lösung kaufmännisch und nutzungstechnisch absolut linear zu seinem Geschäft zu skalieren – in beide Richtungen!

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Bestellverarbeitung @ medical goes international

Kundenindividuelle Bestellungen, -insbesondere formlos per eMail- gelten allgemein als die Königsklasse bei der automatisierten Extraktion von Daten im kaufmännischen Umfeld.

Unser Kunde, ein weltweit führender Anbieter für OP- und Wundmanagement, Diagnostik und Desinfektion mit über 200-jähriger Firmenhistorie hat sich entschlossen, neben der Rechnungsverarbeitung nun auch den Bestelleingang zu automatisieren. Und weil es so gut klappt, rollen wir neben dem mittlerweile produktiven Einsatz in DACH nun innerhalb Europas aus, Land für Land.

Als Besonderheit im Projekt zählt, dass wir die Erkennung der Bestellpositionen über den kompletten Eingang mittels Onlinelearning automatisiert bei der Bearbeitung verbessern. Zudem erfolgt das Lernen auch bei externen Artikelnummern der Kunden inkl. Abgleich und Erlernen auf den internen SAP Artikelstamm.

Die Zusammenarbeit klappt gut! Neben der aktuellen Umsetzung folgt nun als nächster Schritt die Erweiterung auf ein gezieltes Monitoring, damit beim automatisierten Bestell- und Rechnungseingang schnell und effektiv eingegriffen werden kann, wenn bei der internationalen Verarbeitung Abweichungen zum Normbetrieb entstehen.

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HR Prozessautomatisierung @ logistics

Wie kaum eine andere Branche ist die Logistik stark darauf angewiesen, jegliche Prozesse zu automatisieren um dabei schnell und zu möglichst niedrigen Kosten im Sinne der Kunden und Mitarbeiter zu handeln.

Mit aktuell 4 Mrd. EUR Umsatz und über 70 Standorten zählt unser neuer Kunde zu den größten Anbietern im deutschsprachigen Raum. Um sein starkes Wachstum zu unterstützen setzt er unter anderem unternehmensweit auf die multifunktionale Business Process Management Plattform KTA von KOFAX.

Das starke Wachstum bedeutet auch einen sehr arbeitsintensiven Prozess im Personalwesen, ausgelöst durch viele Neueinstellungen. Wir freuen uns, auf dieser vorhandenen, exzellenten Basis von KOFAX KTA den Beweis antreten zu dürfen, den Erstellungsprozess von Arbeitsverträgen zu automatisieren und abzusichern.

Hierbei versprechen wir uns eine bessere Unterstützung der Mitarbeiter sowie der Bewerber, insbesondere in der beschleunigten und stark verbesserten Bearbeitung und Kommunikation – ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung von neuen Kollegen!

Das Projekt dient als Basis der Beurteilung, wie mit BPM Tools auch weitere Geschäftsprozesse automatisiert werden können, worauf wir uns schon heute freuen – auch weil die bisherige Zusammenarbeit sehr professionell und angenehm ist!

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Energiewende schreitet voran - mit internationaler Rechnungsverarbeitung

Unser Kunde plant und betreibt Windprojekte an Land und auf See sowie Solarprojekte, in Deutschland, Europa, Asien und auf dem amerikanischen Kontinent. Durch das Anbieten der kompletten Dienstleistung im Rahmen der einzelnen Projekte fallen jede Menge kaufmännische Belege an – aktuell ca. 100.000 Rechnungen pro Jahr, Tendenz stark steigend.

Ende 2019 haben wir gemeinsam mit unserem Kunden begonnen, die Realisierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung von internationalen Rechnungen zu prüfen. Umso mehr freut es uns, dass sich unser Kunde nun entschieden hat, das System heute in Produktion zu nehmen.

Besonders hervorzuheben ist in diesem Projekt, dass unser Kunde seine Arbeit in relativ viele Projektgruppen und Unterfirmen teilt, was eine automatisierte Zuordnung der Buchungskreise besonders anspruchsvoll macht.

Dank der guten Zusammenarbeit im Projekt konnten wir unsere Expertise im Bereich der Energieversorger weiter ausbauen und freuen uns schon auf die nächsten Projektstufen!

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Case Study BPO: cloud basiertes Input Management bei L.O.S. Dienstleistungen

DIE AUSGANGSSITUATION

Die L.O.S. Dienstleistungsgesellschaft – das Akronym für Logik. Organisation. Systeme. – ist für ein Ablagesystem bekannt, das sich an den Bedürfnissen von klein- und mittelständischen Unternehmen und besonders an landwirtschaftlichen Betrieben orientiert. „Mit dem Einsatz unseres Dokumentationssystems ist jede Kontrolle auf dem Hof, jeder Cross-Compliance-Check ein erfolgreiches Treffen für Prüfer und Landwirt“, sagt Geschäftsführer Henning Meyer.

Die L.O.S. Ablagelogik umfasst einen Aktenplan mit allen wesentlichen Begriffen und Übersichtsschablonen. Dieser Aktenplan, erhältlich in Form einer App und analog in Papierform, ist eine benutzerfreundliche Orientierung innerhalb des Ablagesystems. Anhand der (farblichen) Kategorisierung des Systems in vier Oberthemen werden Unterlagen stets treffsicher abgelegt. Entsprechend erhöht sich die Auffindbarkeit.

Im Zuge der wachsenden Digitalisierung strebte L.O.S. nach einer Erweiterung seines Portfolios hin zu dem Angebot einer digitalen Dokumentenablage neben der analogen Archivierung. Für diese strategische Expansion wurde gemeinsam mit ic-solution der zukünftige Geschäftszweig skizziert und kontinuierlich die heute im Einsatz befindliche Lösung erarbeitet.

Damit landwirtschaftliche und andere gewerbliche Betriebe jeglicher Größenordnung das System einfach und günstig nutzen, bietet der Archivierungs- und Ablagespezialist die Lösung als Service im Abonnementmodell an.

 

DIE HERAUSFORDERUNG

Dem Aufbau des digitalen Portfolios liegen vier wesentliche Anforderungen vor, die sich zum einen aus dem Wunsch nach Fortschritt seitens L.O.S. und zum anderen aus Anforderungen aus Kundenprojekten herauskristallisiert haben:

  1. Betriebssichere und skalierbare zentrales Input Management für eMail, sowie Altaktenerfassung als Dienstleistung für die Kunden
  2. Administrationsfreie Erfassung des neuen Posteingangs bei den L.O.S. Kunden, egal ob per Scan per Netzwerkscanner oder mittels mobile Device
  3. Zukunftssichere Lösung für weitere Ausbaustufen wie automatische Klassifikation und Extraktion
  4. Standardisierter, einfacher und effizienter Prozess

„Die eigentliche Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu schaffen, die über die interne Infrastruktur von L.O.S. hinaus einen Roll-Out ermöglicht, ohne technische Kenntnisse bei den L.O.S. Kunden einzufordern. Gerade das Thema der benutzerfreundlichen Verwaltbarkeit stand dabei im Zentrum des Interesses: Der Administrationsaufwand sollte im Idealfall gegen Null gehen und es musste es egal sein, ob er Dokumente zentral, dezentral oder über mobile Devices erfasst werden“, bestätigt Alexander Bechtner, Vice President bei ic-solution.

 

DAS AUSWAHLVERFAHREN

Zur Realisierung des digitalen Geschäftszweigs wurden diverse Lösungsansätze des Input Managements, Enterprise Content Management (ECM) und automatischen Klassifikations- und Extraktionslösungen begutachtet.

„Nach etlichen Gesprächen mit Anbietern und besonders mit ic-solution habe ich das beste Paket aus technischer, administrativer, individuell anpassungsfähiger, verlässlicher Lösung ohne Zweifel bei ic-solution gefunden“, so Henning Meyer.

Gerade auch der Aspekt der Zukunftssicherheit war ein tragender, denn schon heute plant L.O.S. signifikante Weiterentwicklungen in den Bereichen Klassifikation, Extraktion und Integration. Als notwendige Basis dafür stellte sich die Zusammenführung im Bereich Verarbeitung und ECM-Integration als die beste Lösung heraus.

 

UMSETZUNG

Auf Basis der eigenen Transaktionplattform SPICE entwickelte ic-solution eine Gesamtlösung, die – zentral über Webclients administriert – sowohl den zentralen High-Volume Scan-Prozess des ibml Scanlösung per WebScanclient abbildet als auch dezentrale Scanner und Multifunktionsgeräte integriert.

Nach der Festlegung der Anforderungen und Auswahl der Lösungskomponenten in einem gemeinsamen Workshop wurde ein Pilotsystem aufgebaut, welches unter Produktionslastbedingungen auf „Herz und Nieren“ getestet wurde. Bereits in der Pilotphase wurde das Projekt um weitere Bestandteile erweitert. Danach erfolgte zeitnah der Rollout auf die Kunden der L.O.S.

Eine Besonderheit der Lösung ist, dass die dezentralen Netzwerkscanner für die Kunden von L.O.S. vollkommen administrationsfrei innerhalb der lokalen Netzwerkstruktur der Kunden betrieben werden können.

Für die Digitalisierung der täglichen Arbeitsprozesse scannen die Anwender ihre neuen Dokumente und erfassen eingehende Mails, L.O.S. legt sie elektronisch ab und überführt sie durch die Verarbeitung ins ECM. Die Anwender finden ihre Dokumente jederzeit im digitalen Archiv wieder. Ganz besonders effizient ist dieses ECM, da individuelle Zugänge für die Dienstleister der jeweiligen Kunden (Steuerberater, Berater, Prüfer, etc.) gelegt werden können. Somit existiert ein Datenpool für L.O.S. Kunden und der Kunde bestimmt, wer darauf Zugriff erhält.

In einer weiteren Ausbaustufe ist zudem die Einbindung von mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones integriert. Hierbei wird die bestehende Konfiguration „einfach“ nur auf den neuen Eingangskanal übertragen.

„L.O.S wird seinen Kunden die Möglichkeit geben, jederzeit und von jedem Ort aus die Dokumente abzulegen und auf sie zuzugreifen. Um sie dabei zu entlasten, erweitert L.O.S. seine Arbeitsprozesse um die zentrale Erfassung und Verschlagwortung der Bestandsarchive sowie die neu hinzukommenden dezentralen Dokumente der Kunden“, erläutert Henning Meyer.

In Zukunft werden auf Basis der standardisierten Struktur des L.O.S. Systems viele entlastende Möglichkeiten entstehen, wie z.B. automatisch generierte Analysen, Auswertungen, Ausfüllen von Antragsformularen. Dies wird die Tätigkeit und den Aufwand für das reine Büromanagement drastisch reduzieren und den Unternehmern eine Informationsbasis bieten, die zu wesentlich besseren Entscheidungen führt.

 

IN DER PRAXIS

L.O.S. nutzt die Lösung als wesentlichen Teil ihres Dienstleistungsportfolios zu den Kunden. Hierfür wurde der bestehende Unternehmensbereich ausgebaut, der sowohl die zentrale Scan-Leistung als auch die Verschlagwortung neuer, vom Kunden dezentral erfasster Dokumente übernimmt und die fertige ECM-Lösung bietet.

Die Lösung von ic-solution zeichnet sich in dieser Konstellation verantwortlich für:

  • Die webbasierte zentrale Erfassung des Altbestands der L.O.S. Kunden
  • Die webbasierte Verschlagwortung zur Archivierung im online-basierten ECM-System
  • Das Anbringen von Ablagestempeln auf die zentral erfassten Dokumente zur Wiederfindung der Originale, die zukünftig nicht mehr in physischen Ordnern sortiert werden müssen
  • Die dezentrale, webbasierte Erfassung neuer Dokumente durch die Kunden, bei zentraler Verschlagwortung und Ablage
  • Die automatisierte Einbindung des eMail Posteingangs

Henning Meyer beurteilt: „Wir als Verarbeiter sind begeistert von der Umsetzung und Verlässlichkeit des Projektes. Die Einfachheit in der zentralen sowie dezentralen Verarbeitung und die Schnittstelle zum ECM sind sehr gut und schnell umgesetzt worden. Unsere Kunden sind begeistert von der so deutlich zeitsparenden Lösung mit dem angebundenen Scanner und der bei L.O.S. im Hintergrund laufenden Verarbeitung. Die dadurch schnelle Arbeit im ECM auf Basis einer Volltextsuche rundet es zu 100% ab.“

 

KUNDENNUTZEN

Vor der Einführung der Digitalisierungslösung beherrschte manuelles Sortieren und Ablegen der Dokumente in über 700 Dokumentenklassen nach der L.O.S. Methode den Tagesablauf. Dies erfordert die Arbeit mit Schlagwortverzeichnissen und tiefgehende Kenntnisse über die Zuordnung zu den Dokumentenklassen – sowohl intern bei L.O.S. selbst als auch extern bei ihren Kunden.

Der Nutzen durch Einführung der Lösung lässt sich sowohl intern als auch extern konstatieren. L.O.S.-intern erfolgte eine Aufteilung der Arbeitsschritte in mehrere, skalierbare Teile. Diese Aufteilung spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine Zuweisung der Arbeitsschritte an Mitarbeiter ihrem jeweiligen Erfahrungslevel entsprechend.

Auch die Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur sind durchaus positiv, bemerkt Henning Meyer: „Unsere Zielgruppen haben sich wesentlich erweitert. Die digitale Lösung hat innerhalb kürzester Zeit Nachfrage erzeugt, die für mehrere Monate voraus eine Vollauslastung in unserem Hause gebracht hat. Unser Support im Bereich der Dokumentenverwaltung ist durch die Gesamtlösung auf ein Minimum geschrumpft. Dieses insgesamt selbsterklärende System sorgt für eine absolute Top-Kundenzufriedenheit und ein planbares Lizenzgeschäft. Zudem können wir bei jedem Akquisegespräch eine individuelle Lösung für unsere Kunden skizzieren.“

Die erhöhte Auftragslage resultiert auch in höherem Umsatz. Ermöglicht wird dies vor allem durch die Zeiteinsparungen: Digital lassen sich bis zu 50 % mehr Kunden verarbeiten als bisher im analogen Szenario. Dies ermöglicht L.O.S. auch eine Zielgruppenerweiterung im Bereich der Landwirtschaft und auch anderer gewerblicher Kunden.

Zu dem steigenden Umsatz kommen zusätzlich Einsparungsmöglichkeiten hinzu: Durch die Ablösung der analogen Archive durch die digitale Lösung sinkt der physische Platzbedarf. Henning Meyer: „Die Einsparungen durch die Verringerung der Büromietfläche allein beläuft sich auf 25.000€ pro Jahr.“

Auch die Personalpolitik bei L.O.S. reagiert auf die veränderte Geschäftsstrategie: Die Arbeitseinteilung erfährt neue Flexibilität durch die Einführung zusätzlicher Tätigkeiten. Zudem entstehen neue Aufgabenbereiche für die Mitarbeiter. Dementsprechend steigt in der Belegschaft die Motivation, Arbeitsplatzsicherheit und es entstehen ganz neue Entwicklungsmöglichkeiten. Seit der Einführung des Systems kann L.O.S. die Auslastung im Unternehmen wesentlich flexibler gestalten. Henning Meyer gibt einen Ausblick auf seine angestrebte Unternehmensführung: „Zudem wurden wir flexibler in der Gestaltung der Arbeitszeiten, weil wir die Validierung auch vom Home-Office aus über Webclients vornehmen können.“ Henning Meyer stellt zudem in Aussicht: „Wir werden jetzt auch die Ausbildung im Beruf „Kaufmann Büromanagement“ anbieten, denn die digitale Lösung ist gerade für junge Arbeitnehmer besonders attraktiv.“

Zusammengefasst führte die Einführung des online-basierten ECMs zu folgenden Hauptvorteilen:

  1. Ausbau des Geschäftsfeldes um zukunftsfähige und kundenorientierte Dienstleistungen
  2. Ausbau des Alleinstellungsmerkmales mit dem L.O.S. Ablagesystem in digitaler Form
  3. Verlässliche Kundenbeziehungen mit stetiger Weiterentwicklungsmöglichkeit sowie fester und planbarer finanzieller Sicherheit
  4. Unbegrenzte Entwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Analyse, Auswertungen, Schnittstellen etc.

 

AUSBLICK

Der Aufbau dieses neuen Geschäftsbereichs eröffnet der L.O.S. neue strategische Expansionsmöglichkeiten. Das Unternehmen strebt folgende Ziele an:

  • Ausbau der momentanen Marktführerschaft im landwirtschaftlichen Sektor im Bereich der beiden möglichen Ablageformen: von manuellen und hin zu ECM-Services
  • Erschließung neuer Zielgruppen in klein- und mittelständischen Unternehmen bis 50 Mitarbeiter
  • Ausbau einer kompletten Sortierstraße mit automatischer Erkennung der Dokumente (60% und mehr) in den nächsten 5 Jahren
  • Einführung der automatisierten Klassifikation und Extraktion der Eingangspost auf Basis künstlicher Intelligenz
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Direktbank konsolidiert Input Management

Als langjähriger Direktkunde nutzte die Berliner Direktbank seit vielen Jahren die Input Managementlösungen von KOFAX. Um im laufenden Systembetrieb die Betreuung zu beschleunigen und die Qualität signifikant zu verbessern, konnten wir die Bank 2019 überzeugen, die komplette Betreuung auf uns zu übertragen.

Nach dem ersten Schritt der Stabilisierung freuen wir uns, nun auch den Auftrag zur Konsolidierung der Lizenzumgebung erhalten zu haben. Mit diesem Schritt konnten wir sowohl die laufenden Betriebskosten deutlich senken, als auch die funktionale Basis für die weitere geplante, massive Expansion der Digitalisierung zu legen.

Parallel zu dieser Konsolidierung starten wir nun auch das Pilotprojekt für die Automatisierung des gesamten Posteingangs der Bank, was eine Vervielfachung des zu verarbeitenden Volumens bedeuten wird. Dies wird möglich, da wir gemeinsam mit dem Kunden – auf Basis der bestehenden Plattform – die automatische Klassifikation und Extraktion massiv erweitern wollen.

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Systemablösung Invoice & Orders @manufacturing

Unser Kunde ist weltweit führender Systemanbieter für das Verpacken von Pharmazeutika in Blister, Flaschen und Kartons und als Konzern global  präsent. Nachdem die Erkennungsergebnisse bei der vor einigen Jahren eingeführten Rechnungserkennung bei der Auslesung von Bestellbestätigungen zu schlecht waren, haben wir Anfang 2020 einen Workshop zur Ermittlung von Verbesserungsmöglchkeiten durchgeführt.

Schnell zeigte sich leider, dass die bestehende Lösung technologisch nicht geeignet war, die komplexen Informationen in den Bestellpositionen sauber zu verarbeiten, insbesondere relevante Informationen wie angekündigte Lieferzeiträume etc., die jedoch für die Produktionsplanung der komplexen Sondermaschinen entscheidend sind.

Die Ergebnisse waren schnell so vielversprechend, dass sich unser neuer Kunde entschieden hat, das bestehende System nun komplett abzulösen und auf eine einheitliche, moderne und einfach wartbare Gesamtlösung zu gehen.

Gemeinsam mit XFT, unserem Partner für SAP, starten wir nun im Sommer mit der Implementierung zur automatisierten Erkennung für Rechnungen und Bestellbestätigungen im ersten Unternehmen des Konzerns. Ein Ausbau auf die nächsten Unternehmensbereiche in 2021 ist bereits fest eingeplant.

Als Besonderheit gilt auch in diesem Projekt, dass die mittels Online Learning antrainierten Erkennungsergebnisse Unternehmens- und SAP-Mandantenübergreifend genutzt werden können. Somit profitieren auch die weiteren Konzernschwestern optimal vom initialen Investment.

Im Rahmen der sehr angenehmen Zusammenarbeit mit dem Kunden, sowohl im Vorfeld als auch einen genauso guten Rollout konnten wir das System 2021 produktiv nehmen. Um dem Kunden die Möglichkeit zu geben, das System selber weiterentwickeln und international ausrollen zu können, ist ein Schulungs- und Know-how Transferkonzept fester Bestandteil des Projekts.

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Automatisierte Auswertung von COVID-19 Tests

Das zu einer der größten Klinikengruppe Deutschlands gehörende Leipziger Institut verarbeitet bereits seit 2019 Befunde aus im Rahmen von Laborstudien der Kardiologie.

Die Auswirkungen der Corona Pandemie haben das Institut nun vor die Herausforderung gestellt, in kürzester Zeit mit dem extrem hohen Aufkommen von COVID-19 Labortests umgehen zu müssen. Auf Basis der bestehenen ABBYY Transformationslösung freuen wir uns, unserem Kunden zeitnah helfen zu können. Hierdurch kann die wissenschaftliche Tätigkeit -auch in Extremsituationen wie der Pandemie- schnell, präzise und automatisiert stattfinden.

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Pandemie zwingt Frankfurter Direkt-Bank nun kompletten Posteingang zu digitalisieren

Seit 2017 unser Kunde, verarbeitet eine Frankfurter Direktbank bereits den kompletten Kontoeröffnungsprozess mit Hilfe der BPM Lösungen von KOFAX. Hierbei wurde ein umfangreicher Account Opening Prozess nebst Identitätsprüfung umgesetzt.

Die sich in 2020 vollkommen überraschend ausbreitende Pandemie zwingt die Bank dazu, alle sinnvoll auslagerbaren Arbeitsplätze in das Home Office auszulagern, und somit auch die allgemeine interne Bankentätigkeit. Dies bedeutet eine kurzfristige digitale Transformation auch der restlichen Eingangspost.

Im ersten Schritt wird hierzu innerhalb weniger Tage das bestehende System erweitert, um eine digitale Verarbeitung zuzulassen. Dies sichert die digitale Verfügbarkeit der eingehenden Post. Im zweiten Schritt soll die bestehende Methodik der automatischen Klassifikation und Extraktion aus dem Kontoeröffnungsprozess auf den allgemeinen Posteingang ausgeweitet werden, damit neben der Digitalisierung auch eine möglichst hohe Automatisierung vorgenommen werden kann.

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Die größten Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von fachlichen Prozessen basiert auch auf optimiertem Input Management. Diesen Herausforderungen stellen wir uns gemeinsam mit Ihren Fachabteilungen, in enger Abstimmung mit Ihrer IT und auf Basis der gewünschten Infrastruktur, sei es OnPremise oder in der Cloud.

Heterogener Input

Der Beginn nahezu aller transaktionaler Geschäftsprozesse bildet ein eingehendes WorkItem. Während in der Vergangenheit dies meist ein eingehender Brief bzw. Dokument war, so initiieren heute WorkItems Geschäftsprozesse von unterschiedlichsten Lokationen (zentral, dezentral), Quellen (Scanner, Multifunktionsgeräte, Mobile Devices, Social-Media) und in unterschiedlichsten Formaten (Bilder, PDF, E-Mail, xRechnungen etc.).

Mit den MultiChannel Input Management Lösungen von ic-solution binden Sie unterschiedlichste Eingangskanäle an, harmonisieren die eingehenden WorkItems in verarbeitbare Informationen und steuern damit Ihre fachlichen Prozesse, ERP-Systeme oder ECM-Lösungen über Standardschnittstellen an. Vorteil: Unabhängig von Format und Quelle bilden diese WorkItems dann die perfekte Basis für eine einheitliche Weiterverarbeitung

Das Ergebnis? Nahtlose Integration von eingehenden WorkItems zur Beschleunigung Ihrer Geschäftsprozesse. Standardisiert. Einfach!
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Informationsgewinnung mit Hilfe von KI

Eingehende Dokumente und Korrespondenz sollen idealerweise schnell und maximal automatisiert zur fachlichen Bearbeitung vorbereitet werden. Ziel? Verbesserte Customer Experience, Wettbewerbsvorteile, Kosteneffizienz und Compliance! 
 
Mit den Process Ready Transformation Lösungen von ic-solution klassifizieren Sie eingehende Geschäftstransaktionen automatisiert und lesen relevante, für den nachgelagerten fachlichen Prozess wichtige Informationen ebenfalls automatisch aus. Zudem kann Process Ready Transformation diese Transaktionen automatisiert veredeln, korrigieren und über Schnittstellen automatisiert überprüfen, beispielsweise für Fraud Detection, Autorisierung und Data Collection.
 
Das Ergebnis? Wesentliche Beschleunigung und Automatisierung des gesamten Bearbeitungsprozesses, sei es bei kaufmännischen Prozessen wie Rechnungsverarbeitung oder Order Management, über HR Prozesse oder die Vorbereitung fachlicher Prozesse wie Case Management und Customer Onboarding bis hin zur generellen Posteingangsverarbeitung.
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Business Process Acceleration & Integration

Um Dokumente oder andere Geschäftstransaktionen mit hoher Effizienz in Fachanwendungen verarbeiten zu können, ist oftmals mehr notwendig als ein Dokument mit Metadaten! Auch die Integration dieser Informationen in Unternehmens-Chatbots zur Vereinfachung der täglichen Arbeit gilt als große Herausforderung.
 
Mit Business Process Management Acceleration, auch mit Unterstützung von Robotic Process Automation mit Chatbot-Integration von ic-solution integrieren Sie oftmals schneller Aktivitäten in den Information Management Prozess, als es bei Fachanwendungen möglich ist. Typische Beispiele sind hier automatische Validierungsprozesse wie Identitätsprüfung bei Customer Onboarding, einfache Integration von externen Services aber auch die Einbindung Ihrer Kunden in den Geschäftsprozess wie das Nachreichen fehlender Informationen oder Dokumente über Mobile Devices.
 
Im Gegensatz zu klassischem, abfrageorientiertem Wissensmanagement über Fachanwendungen gilt es, verfügbare Informationen den Anwendern intuitiv über eine Integration in - üblicherweise firmeninternen - Chatbots zur Verfügung zu stellen.
 
Das Ergebnis? Deutlich schnellere Verarbeitung der Transaktionen, mit besserer Datenqualität und schneller Informationsverfügbarkeit, da alle dafür relevanten Informationen vorher geprüft wurden, ein nahtlos verarbeitbarer Vorgang entsteht und Informationen schon zu Beginn des Geschäftsprozesses verfügbar sind!
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Das A und O bei der ganzheitlichen Automatisierung von dokumenten- und
transaktionsgetriebenen Geschäftsprozessen

Für eine erfolgreiche und ganzheitliche Projektumsetzung im Bereich Input Management sind einige Punkte zu beachten. Werden sie berücksichtigt entstehen die idealen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt.

Prozessanalyse und Verständnis

Unsere Erfahrung aus unzähligen Projekten zeigt, dass der Hauptfeind von guten Lösungen die mangelnde Erfahrung bei der Systemintegration der Lösung selbst liegt.

Wir sind stolz darauf, als technologisch explizit auf den Bereich Input Management fokussiertes Unternehmen in zahlreichen Projekten auch von unseren Softwareherstellern und Partnern als Problemlöser bis hin zur kompletten Projektumsetzung von komplexen Projekten eingesetzt zu werden. Dies sichert uns, neben unserer Anerkennung bei den Partnern, auch einen exzellenten Informationszugang zu den Herstellern zu und erleichtert es uns, auch in schwierigen Szenarien exzellenten Supportzugang zu haben.

Das Ergebnis? Egal ob Sie zu uns per Empfehlung kommen oder uns unabhängig kontaktieren, können Sie aus unserer Erfahrung in zahlreichen Projekten Nutzen ziehen. Und nicht das Rad mit uns neu erfinden, wenn es schon erfunden wurde.
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Technologieneutralität?
Best of Breed!

Ein umfassendes Verständnis Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse ist der erste Schritt bei der Automatisierung. Es ist wichtig, die Prozesse im Detail zu verstehen, um Engpässe, ineffiziente Abläufe und manuelle Aufgaben zu identifizieren.

Aus diesem Grund legen wir besonders Wert darauf, in unserem Onboarding-Prozess für neue Kunden in einem mehrstufigen Verfahren ein gemeinsames und ausgewogenes Verständnis von Anforderungen, Erwartungen und Möglichkeiten zu entwickeln. Es ist uns wichtig, Ihre Motivation zu verstehen, jedoch auch offen darlegen zu können, wo wir technologische Grenzen sehen, und auch, wo ein manchmal gewünschter Ansatz auf Basis unserer Erfahrung ein hohes Risiko an schlecht wartbaren Systemen im laufenden Betrieb erzeugen würde.

Dies mag manchmal dazu führen, dass wir auch unerwartete Antworten auf Ihre Fragen geben, die vielleicht auch im Widerspruch zur Aussage der jeweiligen Softwarehersteller stehen. Für Sie und uns sichert dies jedoch die Voraussetzungen, ein erfolgreiches Projekt durchführen zu können.

Das Ergebnis? Weg vom Marketingblabla, hin zum gemeinsamen, erfolgreichen Projekt auf Augenhöhe, in dem es auch Spaß macht, langjährig miteinander zusammen zu arbeiten.
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Projekterfahrung schlägt Technologie

Durch neue Technologieansätze, die immer schneller zur Marktreife gelangen sind Ergebnisse möglich, die in typischen Input-Managementprozessen bis vor kurzem undenkbar erschienen.

Dieser Fortschritt schreitet weiter voran, sei es durch neue, neuronale Ansätze bei OCR oder Klassifikation bzw. Extraktion, aber auch durch marktverfügbare externe Services in der Cloud. Dies macht es unter Umständen notwendig, Komponenten regelmäßig auf ihre Qualität zu prüfen und ggfs. durch neue Ansätze zu ersetzen. Das Ziel? Auf Basis der getätigten Investition die Optimierung fortlaufend zu verbessern.

Achten Sie bei der Auswahl der angedachten Lösung darauf, dass nicht nur die heute geforderten Ansätze erreicht werden, sondern die Automatisierung auch zukünftig nicht durch einen geschlossenen „Black-Box“-Ansatz begrenzt wird.
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Unser Fokus bei der Systemintegration

MULTI CHANNEL
CAPTURE

Einbindung von Eingangskanälen wie Scan, Fax, E-Mail oder Social Media mit Hilfe von OCR sowie KI zur verbesserten Erkennung, Automatisierung der Prozessschritte und Vereinfachung der Systemadministration
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PROCESS READY TRANSFORMATION

Auf Basis führender Technologien und mit Unterstützung von KI verbessern wir geschäftliche Prozesse durch Klassifikation, Extraktion und Veredlung der Transaktionen mit allen für den Geschäftsprozess relevanten Informationen.
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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

Unterstützung von Fachanwendungen und -verfahren durch Einsatz von Workflow- und Management Tools
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ROBOTIC PROCESS AUTOMATION UND KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

Einsatz von Software-Robotern zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und manueller Prozesse sowie zur Überwindung von Schnittstellenbarrieren
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Was passiert in der Pre-Sales-Phase und welche Herausforderungen gibt es? (Podcast-Serie, Teil 2) 

Im zweiten Teil unserer Podcast-Serie erklärt Lutz, welche Abteilungen und Personen in der Pre-Sales-Phase beteiligt sind und welche Informationen für den Projektstart nötig sind.

Unsere Erfahrung ermöglicht es uns, vieles vorwegzunehmen, doch die Fachkompetenz des Kunden ist entscheidend.

Als IT-Unternehmen verstehen wir kaufmännische Dokumente und SAP-Prozesse, jedoch sind uns spezifische Fachlichkeiten, wie die Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Ländern, oft nicht so geläufig. Deshalb brauchen wir fachliche Ansprechpartner aus Einkauf und Finanzbuchhaltung sowie aus unterschiedlichen Ländern, um die individuellen Anforderungen zu klären.

Zudem ist es wichtig, dass auch die IT eingebunden ist, um technische Anforderungen zu erfüllen, insbesondere bei globalen Unternehmen mit komplexen Netzwerk-Herausforderungen.

Die beiden Hauptaspekte sind die Klärung der Fachlichkeit und der IT-Voraussetzungen.

Sobald dies geklärt ist, können wir mit Kickoff-Workshops beginnen, die in das Projekt münden.

Sehen Sie hier Teil 2 des Interviews aus dem Podcast von ITundTech.

Video: Was passiert in der Pre-Sales-Phase? - Podcast-Serie, Teil 2 

 

Weitere Teile folgen demnächst.

Zum kompletten Interview:

ITundTech-Podcast: https://itundtech.de/video/mehr-effizienz-durch-automatisierung-des-dokumenteneingangs-ic-solution-bei-itundtech

Youtube: https://portal.ic-solution.de/dereferer?url=https%3A%2F%2Fyoutu.be%2FOtM5bQ29znA

 

Zu Teil 1 der Podcast-Serie gelangen Sie hier: Automatisierung des Dokumenteneingangs (Podcast-Serie Teil 1)

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Technologie-Upgrade mit Tungsten MoveUp – Move me to the Future!

Mit TotalAgility bietet Tungsten (ehemals KOFAX) eine der führenden Input-Management-Plattformen auf dem Markt an.

Die benutzerfreundliche Webtechnologie von TotalAgility ermöglicht eine einfache Implementierung in Unternehmen und unterstützt in der neuesten Version auch die Integration externer AI-Services, wie beispielsweise von Microsoft.

Das Ergebnis? Eine unkomplizierte Implementierung und verbesserte Extraktion.

Um auch den Anwendern der klassischen Plattform Tungsten Capture / KTM den Zugang zu dieser fortschrittlichen Technologie zu ermöglichen, hat Tungsten ein zeitlich begrenztes und attraktives Wechselprogramm ins Leben gerufen.

Bei erfolgreicher Akkreditierung als Bestandskunde müssen Sie die Lizenz nicht wie gewohnt zu den regulären Kosten erwerben. Stattdessen orientieren sich die Kosten an Ihrem bestehenden Wartungsvertrag. Zudem bleibt Ihr altes System während des vereinbarten Übergangszeitraums kostenfrei unter Support.

Für diese Kosten erhalten Sie ein funktionsgleiches TotalAgility-System – ohne Einschränkungen! Auf Vertrauensbasis sind in diesem neuen System auch die normalerweise kostenpflichtigen User in ausreichender Anzahl enthalten.

Das bedeutet: Modernstes Input Management zu attraktiven Konditionen!

Haben Sie Fragen zum MoveUp-Programm oder möchten Sie sich akkreditieren? Sprechen Sie uns gerne an.

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Automatisierung des Dokumenteneingangs (Podcast-Serie Teil 1)

Unser Anspruch: Das Problem erkennen und eine Lösung dafür finden

In einem spannenden Interview erklärt Lutz, wie wir an neue Projekte herangehen.

Zunächst führen wir ein intensives Gespräch, um den Kunden und seine Bedürfnisse besser kennenzulernen. Dabei sammeln wir alle relevanten Informationen, die für das Projekt wichtig sind. Anschließend entwickeln wir einen klaren Plan.

Durch den Dialog mit dem Kunden gewinnen wir wertvolle Einblicke in seine Anforderungen und Wünsche. Diese Erkenntnisse helfen uns, die passenden Technologien auszuwählen. Beispielsweise erfordert ein Projekt im asiatischen Raum den Einsatz einer OCR-Engine, die in der Lage ist, asiatische Schriftzeichen zu erkennen.

Am Anfang stehen also intensive Gespräche, die es uns ermöglichen, einen maßgeschneiderten Plan zu erstellen. Dieser Plan umfasst sowohl die benötigten Technologien als auch den zeitlichen Rahmen für die Umsetzung.

Uns ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe sehr wichtig. Daher treten wir stets partnerschaftlich an jedes Projekt heran.

Sehen Sie hier Teil 1 des Interviews aus dem Podcast von ITundTech. Weitere Teile werden in Kürze folgen.

Video: Automatisierung des Dokumenteneingangs - Podcast-Serie, Teil 1

Zum kompletten Interview:

ITundTech-Podcast: https://itundtech.de/video/mehr-effizienz-durch-automatisierung-des-dokumenteneingangs-ic-solution-bei-itundtech

Youtube: https://portal.ic-solution.de/dereferer?url=https%3A%2F%2Fyoutu.be%2FOtM5bQ29znA

 

Zu Teil 2 der Podcast-Serie gelangen Sie hier: Was passiert in der Pre-Sales-Phase und welche Herausforderungen gibt es? (Podcast-Serie, Teil 2) 

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Einheitlicher Unternehmensauftritt der ic-Gruppe

Es ist endlich soweit: wir vereinheitlichen einige Strukturen in der ic-Gruppe.

Die ic-solution GmbH und die ics cloud services GmbH sind Schwesterfirmen. Um sowohl interne als auch externe Abläufe zu optimieren, gestalten wir unsere öffentliche Präsenz einheitlicher. Aus diesem Grund wird vieles, das auf alle Firmen der ic-Gruppe zutrifft, in Zukunft unter ic:one laufen. ​

Sie werden unser einheitliches Engagement in der kommenden Zeit an vielen Stellen finden. Zum einen natürlich unter einem neuen Logo.

Unser Ticketsystem läuft weiter wie bisher, alle Tickets erreichen uns auch weiterhin. Auch die Rechtsform der Firmen bleibt unangetastet, so dass Verträge nicht geändert werden müssen.

Bei allen Fragen zur Vereinheitlichung oder anderen Themen stehen wir natürlich gerne zur Verfügung.

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ics & GOpus: Neue Kooperation im SAP-Umfeld!

Wir freuen uns außerordentlich, unsere neue Kooperation mit GOpus bekannt geben zu können!

Seit 1999 ist GOpus in vielen Branchen für mittelständische und große Unternehmen im Bereich SAP-Beratung im Einsatz. Wir fanden die Expertise derart gut, dass wir nach dem ersten gemeinsamen Projekt nun eine strategische Zusammenarbeit beschlossen haben.

Unser gemeinsamer Fokus liegt darin, das Cloud-Offering der ic-solution Firmengruppe mit den SAP-Lösungen von GOpus bei SAP-Anwendern zu platzieren.

Hierbei stellt ic-solution die transaktionsorientierte BPM-Plattform SPICE sowie Tungsten (ehemals KOFAX) KTA als Cloud-Service zur Verfügung. Auf Basis von KI-basierten Extraktionslösungen erfolgt die automatisierte Klassifizierung von Geschäftsvorgängen nebst Extraktion der geschäftsrelevanten Metadaten.

Typischerweise sind dies kaufmännische Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch Dokumente aus dem QM-Bereich oder Case Management. Hierbei ist es irrelevant in welchem Format oder auf welchem Weg diese unsere Kunden erreichen.

GOpus garantiert in den gemeinsamen Projekten sowohl die Connectivity an SAP, wie auch die Verarbeitung der Geschäftsvorgänge in SAP-Workflows.

Mehr Informationen zur Expertise von GOpus finden Sie unter https://www.gopus.de.

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Die E-Rechnung kommt: SPICE365 eInvoicing Solution

Nachdem der Bundesrat seine Zustimmung gegeben hat, steht es fest: Ab 2025 werden E-Rechnungen zur gesetzlichen Voraussetzung für den Empfang von Rechnungen in allen Unternehmen und Organisationen.

Doch wie wird nun eine bestehende Input-Management-Lösung von Tungsten (vormals KOFAX), ABBYY oder SPICE „ready for eInvoicing“?

Die SPICE365 eInvoicing Solution ist ein Microservice, welcher sowohl in bestehende Input-Management-Lösungen als auch in beliebige BPM- und ERP-Lösungen integriert werden kann.

Es handelt sich um einen No-Code-Ansatz, der Ihre bestehenden XRechnungs-E-Mail-Postfächer, aber auch Ihre XRechnungs-Empfangsportale einbindet. National wie international! Dort werden Ihre XRechnungen abgeholt und verarbeitet, sowie ein lesbares PDF für den nachgelagerten Rechnungsfreigabe- und Archivprozess erzeugt. Oder natürlich auch für Ihr bestehendes Input Management!

Die Übergabe an eine lokale Input-Management-Lösung erfolgt bei ABBYY FlexiCapture, Tungsten (vormals KOFAX) Capture / Total Agility oder SPICE OnPrem über den SPICE365 Connector.

Um den Aufwand auf Kundenseite für Installation zu minimieren, aber auch um regelmäßig notwendige Updates wegen neuer Standards und Formate zu vermeiden, wird die SPICE365 eInvoicing Solution als Cloudservice genutzt, kann jedoch auf Nachfrage auch OnPrem betrieben werden.​

Somit ist innerhalb kürzester Zeit eine bestehende Rechnungserkennungs- bzw. Input-Management-Lösung bereit für XRechnungen.

Einen detaillierten Überblick der Lösung und alle Möglichkeiten zur Integration in Ihren bestehenden Rechnungseingangsprozess, geben wir Ihnen gerne zur Hand.

Haben Sie weitere Fragen zur SPICE365 eInvoicing Solution?

Gerne stehen wir Ihnen persönlich zur Verfügung.

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Wir feiern unser 15-jähriges Jubiläum

Die Zeit vergeht! Vor 15 Jahren wurde die ic-solution gegründet und dieses Ereignis haben wir zum Anlass für eine zweitägige Feier in Leipzig genommen. Begonnen haben wir im Vienna House, dem wir hier für die professionelle Ausrichtung unserer Veranstaltung danken.

Zu Beginn gab es einen kurzen Rückblick auf die letzten 15 Jahre, sowie einen Ausblick auf unsere Pläne für die Zukunft. Die ic ist seitdem nicht nur personell gewachsen, auch unser Angebot und unser Kundenstamm sind enorm gewachsen und wachsen stetig weiter. Wir haben noch viel vor.

Die Veranstaltung stand ganz im Zeichen unserer Branche: es ging um Cloud, KI, Trends und die Zukunft des Input Managements. In einer Podiumsdiskussion wurden verschiedene KI-Modelle, neue Entwicklungen und Möglichkeiten erörtert.

Die Keynote von Florian Arndt zu den „20 KIs, die deinen Beruf revolutionieren“ war für uns alle ein humorvoller Blick auf den weltweiten Einsatz von KI in allen möglichen Bereichen. Vielen Dank Florian!

Und dann folgte der Abend, den wir im Westgarten verbracht haben. Im einzigartigen, idyllisch angelegten Event-Garten wurden wir mit einem kulinarischen Buffet verwöhnt, haben die verschiedenen Unterhaltungsmöglichkeiten genutzt und in geselliger Runde bis in die Nacht hinein gefeiert. Ein großer Dank an das Westgarten-Team für diese außergewöhnliche Location und die Ausrichtung unserer Abendveranstaltung.

Doch das war noch nicht alles, am nächsten Tag ging es weiter. Zunächst stärkten wir uns beim gemeinsamen Frühstück und dann folgten verschiedenste Roundtables zu unterschiedlichen Themen wie XRechnungen, automatisierte Dokumententrennung, Large Language Model, Integration von neuen Technologien in klassische Input-Management-Lösungen und vielem mehr.

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern unserer Veranstaltung für das durchweg positive Feedback, sowie bei allen Beteiligten, die unser Jubiläum zu einer außergewöhnlichen Feier gemacht haben. Vielen Dank Sandrino Donnhauser für die wunderschönen Fotos.

 

 

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Herzlichen Glückwunsch ic-solution GmbH!

Vor 15 Jahren wurde die ic-solution GmbH gegründet. Im Zuge unseres Wachstums wurde es Zeit für ein Rebranding. Aus diesem Grund haben wir unter anderem auch unser Logo erneuert… und die Website gleich mit.

Wir sind immer noch die Gleichen, nur in neuem Design.

Unser neues modernes Logo:

Das alte Logo, das wir trotz der Neugestaltung gerne in Erinnerung behalten:

Ein Bild, das Schrift, Screenshot, Grafiken, Logo enthält. Automatisch generierte Beschreibung

Wir freuen uns auf die nächsten Jahre und sind gespannt, was die Zukunft bringt.

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Bestellungen gehen in die Wolke -> SPICY News!

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Bestellungen gehört zu den Königsdisziplinen der Dokumentenverarbeitung… erst recht, wenn sie außerhalb der IT-Umgebung des Kunden in der Cloud stattfindet! Umso mehr freuen wir uns über unseren neuen Kunden, einen der führenden Anbieter für Wasserstoff, Energie, Tankstellen und nachhaltige Mobilität in Deutschland.

Auf Basis unserer Cloud-Plattform automatisiert er als Kunde mit SPICE BPM seinen Auftragseingang mit einer Dunkelverarbeitungsquote von 80 %. Aus unserer Sicht ein sensationelles Ergebnis, dank guter Teamarbeit.

Gemeinsam mit unserem SAP-Partner GOpus haben wir das Projekt realisiert. Dank der exzellenten SAP-Expertise von GOpus konnten wir das lokale SAP-System des Kunden schnell und reibungslos an unsere Cloud anbinden und auch die anschließende Auftragsbearbeitung in SAP realisieren. Die lösungsübergreifende Kommunikation zwischen lokalen Diensten wie SAP und Cloud-Anwendungen stellt oft eine Herausforderung dar – aber dank Teamwork zwischen Kunden, GOpus und uns nicht in diesem Projekt!

Wir bedanken uns an dieser Stelle bei allen Projektbeteiligten und freuen uns auf die nächsten Schritte im Projekt. Well done!

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Automatisierung Posteingang in der Immobilienbranche

Es macht Spaß mit unserem neuen Kunden zusammen zu arbeiten, der mit 48 Mrd. Euro Immobilienvermögen einer der führenden Anbieter beim Investment und der Verwaltung von Immobilien ist!

Um sein weiterhin stark wachsendes Geschäft bei hervorragender und exzellenter Betreuung weiter zu unterstützen, übernehmen wir im Rahmen einer gewonnenen Ausschreibung die Konsolidierung und Automatisierung aller dokumentengetriebenen Eingangskanäle.

Auf Basis unserer BPM Plattform SPICE organisieren wir den allgemeinen Posteingang aller Niederlassungen über alle Eingangskanäle. Im Rahmen einer mehrstufigen Klassifikation erfolgt dann die automatisierte Zuweisung der Dokumente in unterschiedlichste bestehende Fachverfahren, wie Vertragsmanagement, Objektmanagement, aber auch die Verarbeitung der Eingangsrechnungen für das vorhandene ERP System.

Zudem gewinnen wir per KI gestützter Extraktion von LAERA wertvolle Metadaten, um die nachfolgenden Prozesse deutlich zu verbessern.

Besonders Spaß macht uns hier die kollegiale und sehr professionelle Zusammenarbeit, auch mit dem involvierten externen Berater, welcher das Projekt super coacht. Die Kreativität und vielen Ideen für weitere Funktionen machen Freude auf Mehr!

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NEW COLLEAGUE ab 01.04.2023

Herzlich willkommen Andrea! 

Zur Verstärkung unserer Vertriebs- und Marketingaktivitäten erweitert Andrea seit 1. April 2023 unser Team.

Als Quereinsteigerin bringt sie viel Erfahrung in der Kundenbetreuung einschließlich Rechnungswesen als auch im Marketing mit.

Andrea unterstützt unsere Kunden bei allen Fragen und Wünschen im kaufmännischen Prozess, und hat mit ihrer Vorerfahrung ein besonderes Augenmerk darauf, dass unser öffentlicher Auftritt deutlich besser wird.

Es freut uns riesig, dass Du an Bord bist!

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NEW COLLEAGUE ab 01.10.2022

Herzlich willkommen Benedikt!

Um den Kontakt zu unseren Kunden zu verbessern, erweitert Benedikt seit 01.10. unser Sales Team.

Als hochmotivierter Quereinsteiger, jedoch mit viel Erfahrung im Auf- und Ausbau von Vertriebsprozessen sowie bei der Kundenbetreuung hat er sich schon in den ersten Wochen erfolgreich geschlagen und unterstützt uns bereits tatkräftig und mit viel Elan!

Benedikt unterstützt unsere Kunden bei Fragen und Wünschen im kompletten kaufmännischen Prozess und bringt seine Ideen ein, dass wir noch besser werden.

Es freut uns wahnsinnig, dass Du an Bord bist!

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Wir kümmern uns! Kostenlose Krankenzusatzversicherung bei ic-solution

Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern liegt uns am Herzen. Aber man muss darüber nicht nur reden, sondern auch handeln.

Deswegen haben wir nun neben der bereits bestehenden betrieblichen Altersvorsorge eine Krankenzusatzversicherung für alle Festangestellten abgeschlossen. Ohne Wenn und Aber. Die Kosten übernehmen wir als Firma, einschließlich Versteuerung.

Unser Ziel ist es, allen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit zu geben, gesund zu bleiben, aber auch im Krankheitsfall wertvolle Unterstützung zu bekommen. Dazu zählen Leistungen, wie wählbare Vorsorgeuntersuchungen, Übernahme von Rezept-, Heil- und Pflegemittelgebühren, aber auch gesundheitsfördernde Behandlungen oder Zuzahlungen, wie für Physio- oder Homöopathie sowie zu Zahnersatz und Brillen.

Interesse?

Dann bewirb Dich bei uns, pfiffige Köpfe sind bei uns willkommen!

Und jetzt auch noch besser versorgt.

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NEW COLLEAGUE ab 01.07.2022

Herzlich Willkommen Stefan Limmer!

Zum 01.07. erweitert Stefan unser Team als Projektmanager. Er unterstützt unsere Kunden und uns dabei, dass Projekte gut geplant umgesetzt werden und übernimmt dafür auch die terminliche Koordination für das gesamte Professional Services Team.

Stefan bringt exzellente Erfahrung aus seiner Vorbeschäftigung als Projektleiter für Strategieentwicklung im Bereich Handelssysteme mit und arbeitet ebenso wie Lutz vom wunderschönen Frankenwald aus. Auch privat sorgt er dafür, dass der Wald in seiner Gegend gepflegt wird, was aufgrund des Klimawandels nicht einfacher wird… und versorgt nebenbei auch gelegentlich das ic-solution Team mit Brennholz 😉

Kaum dabei konnten wir ihn auch gleich bei unserem ic-solution Sommerfest in Bamberg als (fast vollzähliges) Team willkommen heißen. Schön, dass Du dabei bist!

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WIR.FEIERN.WIEDER! ic-solution Sommerfest in Bamberg

Nach zwei Jahren Pandemie und ebenso abgesagten Firmenevents konnten wir eeeeeendlich mal alle wieder gemeinsam Spaß  haben und feiern!

Besonders freut uns, dass neben den Kolleginnen und Kollegen auch deren Family nebst Kindern zahlreich vertreten war. Beginnend am Freitag hatten wir das Wochenende jede Menge Spaß, superleckeres Essen und konnten viele Gespräche bis in die frühen Morgenstunden mit Hilfe von lokalem Bier und exotischen Drinks (natürlich nur für die Erwachsenen…) führen. Auch die Besichtigung Bambergs samt kulinarischer Stadtführung, Kinder- und Bootstour kam nicht zu kurz.

Dass wir dabei den betrieblichen Alltag mal komplett außen vorgelassen haben -und konnten, war Teil unseres Plans. Wir freuen uns schon auf die nächste Feier!

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So können Sie mit uns zusammenarbeiten

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Fragen Sie über unser Kontaktformular auf der Website ein kostenloses Erstgespräch an.
2
Erstgespräch
Einer unserer erfahrenen Experten spricht telefonisch mit Ihnen über Ihr Anliegen und weist Ihnen den richtigen Ansprechpartner zu, der genau darauf spezialisiert ist.
3
Beratung
Ein Spezialist berät Sie individuell zu Ihrer Situation und analysiert mit Ihnen Ihre bestehenden Geschäftsprozesse.
4
Umsetzung
Unser Expertenteam setzt die optimale Lösung für die Automatisierung Ihrer Prozesse für Sie um.
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